Электронная форма документооборота – ЭДО – автоматизирует процессы обработки бумаг. Внедрение системы повышает эффективность труда, сокращает затраты, улучшает взаимодействие между сотрудниками, подразделениями и защищает от несанкционированного доступа.
Этапы внедрения
Автоматизация электронного документооборота – непростое мероприятие. Недостаточно купить и установить программное обеспечение. Компания должна соблюсти этапы установки ЭДО. С целью экономии времени работы могут вестись параллельно.
Шаг 1. Ревизия и анализ
Анализ проблем ведения документооборота, постановка целей и задач автоматизации. Предпроектное, информационное обследование с учетом специфики бизнеса. Создание электронных подписей.
Алгоритм:
- Ревизия потоков документации между сотрудниками, подразделениями, исполнителями.
- Анализ регламентов для оптимизации обращения документов, маршрутов передвижения внутренних и внешних бумаг.
- Изучение, инспекция, оценка создания, согласования, утверждения, процессов обработки корреспонденции. Проверка на соответствие законам и отраслевым стандартам.
- Формирование объема автоматизации и технических требований.
Шаг 2. Выбор IT-решения
Систематизация, оптимизация работы с потоками бумаг. Разработка регламентов обработки данных, составление инструкций, порядка взаимодействия подразделений. Обеспечение безопасности, разграничения доступа совместно со службами IT. На основе анализа объекта происходит построение модели ЭДО.
Шаг 3. Описание бизнес-процессов
Составление схем, маршрутов документооборота. Определение порядка, очередности их согласования, утверждения, исполнения. Составление технического задания, плана работ, графиков, смет.
Шаг 4. Внедрение, тестирование, запуск ЭДО в эксплуатацию
Самый сложный этап для всех участников проекта. Запуск системы в полную эксплуатацию предваряет тестирование. Происходит отработка недочетов и установка недостающего функционала. Окончательно формируют структуру ЭДО, процессы визирования, регистрации, исполнения и проч.
Во время внедрения системы происходит обучение администраторов, персонала. Устраняют ошибки, проводят доработки по предложениям и замечаниям пользователей. Разрабатывают регламенты, инструкции, организуют техподдержку. Для быстрой реализации этапа используют сервис https://quidox.by/.
Шаг 5. Контроль эксплуатации
Стабильно работающая, отвечающая запросам пользователей система вступает в полную эксплуатацию. На этапе возможно расширение числа предприятий, пользователей, добавление новых категорий документов. Открыты возможности администрирования, резервного копирования, доступна справочная информация. Готовые автоматизированные системы увеличивают скорость работы с документами в 10 раз, производительность рабочих – в 30 раз.
